Checkliste Intranet-Planung

Leitfragen für die Konzeption eines integrierten Intranet-Systems

Um ein passendes Intranet-System zu finden, ist es entscheidend, alle Anforderungen für die interne Kommunikation in Ihrem Unternehmen zu bedenken. Das Ziel sollte ein ‚integriertes Intranet‘ sein, das alle Intranet-Funktionen in einer Benutzeroberfläche abdeckt. So werden verschiedene kostenträchtige ‘Inselsysteme’ vermieden bzw. ersetzt (z.B. ein ‘Social Intranet’ zusätzlich zu einem getrennten QM-System, einem aufwendigen HR-System und einem teuren DMS).

Diese Checkliste soll helfen, eine schriftliche Leistungsbeschreibung für Ihr integriertes Intranet-System zu erstellen. Dieses Planungsdokument unterstützt

• die konzeptionelle Klärung und Planung eines Intranet-Systems,
• die Auswahl eines geeigneten Intranet-Systems und
• die Ausschreibung der Realisierung unter verschiedenen Anbietern.

Übersicht Checkliste:

1. Kurze Vorstellung Ihrer Unternehmung
2. Ziele des Intranet
3. Design
4. Personalisierung
5. Bereich “News/Meldungen”
6. Bereich “Termine / Kalender”
7. MA-Profile und - Verzeichnisse
8. Vorstellung von Organisationseinheiten
9. Wissensmanagement und Verbesserungsmanagement
10. Workspaces
11. Social Intranet-Funktionen
12. Newsletter
13. Prozesse im Intranet
14. Qualitätsmanagement
15. Medien- und Dokumenten-Management (DMS)
16. Rollen und Rechte
17. Weitere Nutzergruppen / Extranet-Funktionen
18. Schnittstellen

1. Kurze Vorstellung Ihrer Unternehmung (für Lösungsanbieter)

   1. Was ist der Unternehmenszweck?
   2. In welchen Branchen sind Sie aktiv? Was sind Ihre Produkte bzw. Dienstleistungen?
   3. Anzahl Mitarbeitende (MA) und Berufsgruppen?
   4. Unternehmenssitz und Standorte?

2. Ihre Ziele für das Intranet

   1. Was sind strategische Herausforderungen und Ziele der Unternehmung für die nächsten Jahre?
   2. Welche Ziele werden mit der Einführung bzw. Erneuerung des Intranets verfolgt? (z.B. “Schnelleres Onboarding neuer MA”, “Mitarbeiterbindung” usw.)
   3. Welchen Nutzen soll das Intranet für die MA haben? (z.B. “Informationen, Ansprechpartner und Dokumente schneller finden”, „effiziertes Onboarding“)
   4. Welches Verhalten soll das Intranet bei den MA erreichen? (z.B. “Dialog und Kooperation zwischen den verschiedenen Sparten”)
   5. Welche Emotionen soll das Intranet vermitteln? (affektive Ziele wie "positive Identifikation mit der Unternehmung”, “sich bei seinen Aufgaben wahrgenommen und unterstützt fühlen”)

3. Design

   1. Was schwebt Ihnen gestalterisch vor? (Leitgedanken wie z.B. “Focus auf Fotos” oder “viele Informationen auf einen Blick zugänglich machen” oder „Cockpit für Projekte und Prozesse“)
   2. Wieweit soll sich das Intranet-Design an Ihrer Website orientieren? Worin soll es sich gestalterisch unterscheiden?
   3. Gibt es Beispiele für Intranet-Systeme oder in Social Media Plattformen, an denen Sie sich gerne orientieren möchten?
   4. Was ist beim Corporate Design formell zu beachten? (ggf. bitte CD-Manual anhängen)

4. Personalisierung der Inhalte für Mitarbeitende

   1. Welche Inhalte sollen pro User*in personalisiert werden, z.B. Startseite, Meldungen, Termine/Kalender, QM-Dokumente …? (Ziel: Eine individuell attraktive und relevante Auswahl der Inhalte für jeden User.)
   2. Sollen Inhalte automatisch nach Sparte/Arbeitsfeld/Standort gefiltert werden? (“News aus meinem Department", “QM-Dokumente für meine Produkte”.)
   3. Sollen MA die Inhalte proaktiv personalisieren können? (z.B. ‘Themen abonnieren’.)
   4. Wie soll insbesondere die Startseite personalisiert werden? (z.B. “Meine Kontakte”, “Meine Dokumente”, “Meine QM-Prozesse” usw.)

5. Bereich “News/Meldungen”

   1. Welche Inhalte bzw. (Eingabe-)Felder? (z.B. Unterschrift, Teaser, Foto, Downloads usw.)
   2. Welche Medien sollen dabei unterstützt werden? (Audio, Video …)
   3. Wie soll eine größere Anzahl von Fotos präsentiert werden, z.B. bei einem Bericht über eine Veranstaltung? Fotogalerie? Lightbox?
   4. Kommentare und Dialog-Optionen z.B. "Like"/"Empfehlungen" von Inhalten
   5. Lesebestätigung bei dienstlichen Mitteilungen? Durch alle MA oder bestimmte Gruppen? Nachverfolgung und Dokumentation von Lesebestätigungen? Erinnerungsmails bei nicht-erfolgten Lesebestätigungen?

6. Bereich “Termine / Kalender”

   1. Welche Felder werden gewünscht, zusätzlich zu den Felder einer Meldung, z.B. Datum/Uhrzeit?
   2. Veranstaltungsorte, Koordinaten, Maps-Einbindung …
   3. Ist eine Anmeldefunktion gewünscht? Einfache ‘Ein-Klick-Anmeldung’ oder komplexere Anmeldungen z.B. mit Verpflegungswünschen? Automatische Erzeugung von Teilnehmenden-Listen?

7. MA-Profile und -Verzeichnisse

   1. Welche dienstlichen Informationen sind für eine persönliche Profilseite vorgesehen? (z.B. Name, Funktion, Organisationseinheit, Zuständigkeiten wie beispielsweise “Ansprechpartner für …” oder “Brandschutzbeauftragte Standort X”)
   2. Welche freiwilligen, persönlichen Informationen sollen User selbstständig eingeben können? (z.B. Fotos, Ausbildungen/Studiengänge, Qualifikationen und Fortbildungen, Sprachkenntnisse usw.)
   3. Welche Such- und Filtermöglichkeiten soll es geben? (z.B. “Alle Brandschutzbeauftrage”, "Ersthelfer im Standort A” oder “Alle MA im Department X mit Sprachkenntnissen in Spanisch”)
   4. Soll es einen Geburtstagskalender oder einen Kalender mit Firmenjubiläen geben?

8. Vorstellung von Organisationseinheiten, Stabsstellen und zentrale Dienste

   1. Welche Seiten braucht es, um Organisationseinheiten und deren Angebote/Dienstleistungen darzustellen? (z.B. Seite zu HR, R&D, QM, Stabsstellen, jeweils mit Dienstleistungen und Prozessen)
   2. Wie sollen interne Ansprechpartner zugänglich gemacht werden, z.B. für Corporate Design, Reisekosten oder HR?
   3. Wie werden aktuelle Kontaktinformationen und Zuständigkeiten aus den Profilen eingebunden?

9. Wissensmanagement und Verbesserungsmanagement

   1. Welche Wissensmanagement-Prozesse sind gewünscht? Wie sollen Kenntnisse gesammelt, dokumentiert und weitergegeben werden? (z.B. Themenartikel mit Wiki- und Dialog-Funktionen, Verschlagwortung, Suchfunktionen, Dokumentation von personenbezogenen Expertisen und Fortbildungen)
   2. Wie soll ein Verbesserungsmanagement implementiert werden? (z.B. “Ideen-Center” mit einem transparenten Bearbeitungsworkflow, Zuständigkeit und Bearbeitungsstand, damit gute Ideen nicht durch unklare Zuständigkeiten in einer komplexen Organisation verloren gehen)
   3. Soll es ein alphabetisches Verzeichnis mit Stichworten und allen Prozessen, Dokumenten und Ansprechpartner*innen geben? (z.B. alphabetisch von “Arbeitsschutz”, “Büromaterial”, “Compliance”, "Datenschutz" bis zu “Zeiterfassung”) Dieses ist oft ein wichtiges Instrument des Onboardings, um neuen MA eine schnelle Orientierung anzubieten.

10. Gruppenarbeitsbereiche / zugriffsgeschützte “Workspaces”

    1. Für welche Inhalte und Funktionen soll es zugriffsgeschützte “Workspaces” geben? (z.B. interne News, Diskussionen, Termine, Dokumente nur für Mitglieder einzelner Gruppen)
    2. Soll es eine automatisch erzeugte Gruppe für Führungskräfte geben?
    3. Welche Typen von Gruppen soll es geben, z.B. halboffene Gruppen (Mitgliedschaft kann angefragt werden), geschlossene Gruppen (Gruppen sichtbar, aber nicht offen) und versteckte Gruppen (erscheinen nicht in Gruppen-Übersichten)?
    4. Soll es Gruppen-Newsletter geben? Automatische Erzeugung von Newslettern mit allen neuen Inhalten (z.B. wöchentlic
    5. ? Manuelle Erzeugung von Gruppen-Newslettern durch Gruppen-Administratoren?

11. “Social Intranet”-Funktionen

    1. Welche weiteren Social-Funktionen sind gewünscht, z.B. Kommentieren, Photo-Sharing, Empfehlen, Weiterleiten von Inhalten?
    2. Automatisierte Einbindung von Inhalten aus Sozialen Medien (z.B. Instagram-Stories integrieren)?
    3. Selektives Ausrollen bestimmter Inhalte in Social-Media-Plattformen (z.B. öffentliche Veranstaltungen automatisch in Facebook posten)?

12. Newsletter

    1. Ist eine automatisierte Newsletter-Funktion vorgesehen?
    2. Welche Inhalte sollen aus dem CMS in den Newsletter eingebunden werden? (z.B. News, Termine, neue QM-Prozess
    3. Wie soll der Newsletter gestaltet werden (Fotos, Logo, Farben, Typografie usw.)?

13. Qualitätsmanagement (QM)

    1. Welches QM-Konzept wird verfolgt? (z.B. ISO 9001, EFQM, TQM, IMS usw.)
    2. Welche gelenkten Dokumente sollen integriert werden? (QM-Prozesse, mitgeltende Dokumente, QM-Darstellungen und -Diagramme usw.)
    3. Wie sollen soll die Dokumentenlenkung dokumentiert werden? (z.B. Seitenfuß mit Freigeber, Freigabe-Datum, Version, Prozessverantwortliche, “Gültig für …”)
    4. Braucht es Lesebestätigungen für neue QM-Dokumente?
    5. Wie soll ein Überblick zum QM-System angeboten werden? (z.B. “Prozesslandschaft” mit allen Leistungsprozessen, Realisierungsprozessen und Unterstützungsprozessen)
    6. Welche Suchmöglichkeiten sollen angeboten werden? (z.B. “Verschlagwortung und Stichwort-Suche” oder “Infopakte” mit allen QM-Dokumenten zu einem Them
    7. Wie soll die Personalisierung erfolgen? (z.B. “nur QM-Dokumente, die in meiner Organisationseinheit gültig sind”)
    8. Wie soll der QM-Dialog unterstützt werden? (z.B. QM-Dokumente kommentieren oder Verbesserungsvorschläge eingeben, die automatisch an die Prozessverantwortlichen gehen)
    9. Wie soll ein Versionsmanagement unterstützt werden? (z.B. Archiv mit zurückliegenden Versionen und Gültigkeitszeitraum)
    10. Soll das System einen Freigabe-Workflow innerhalb des Systems integrieren?
    11. Soll das System eine Beteiligung des Betriebsrats bei mitbestimmungspflichtigen Prozessen unterstützen?
    12. Welche Zugänge für Auditoren sollen angeboten werden? Wie sollen Zertifizierungen unterstützt werden?

14. Prozesse im Intranet: Welche Abläufe sollen im Intranet-System unterstützt bzw. konkret implementiert werden? z.B.

    1. Zeiterfassung
    2. Terminkoordination & Raumplanung
    3. Urlaubsanträge
    4. Fortbildungsanträge
    5. Reisekostenabrechnung

15. Medien- und Dokumenten-Management (DMS)

    1. Welche DMS-Funktionen werden benötigt? (z.B. Datenbanken für Fotos, Produktabbildungen, Video- oder Audio-Ressourcen)
    2. Wie sollen Lizenzen und Urheberrechte für Medien dokumentiert werden?
    3. Welche Such- und Filterfunktionen sollen unterstützt werden?

16. Rollen und Rechte

    1. Welche Rollen für die Differenzierungen von Rechten braucht es? (z.B. Rechtegruppe wie “Redakteure”, "Veranstaltungsmanagement", “QM-Team”, “Führungskräfte”, “Praktikant*innen”) Sollen z.B. Meldungen und Termine von allen Usern eingeben werden oder nur von bestimmten Rollen?
    2. Soll es bestimmte Inhalte oder Bereiche speziell für Führungskräfte geben? (z.B. bestimmte Formulare oder QM-Dokument
    3. Soll es bestimmte Freigabe-Workflows geben? (z.B., dass bestimmte Inhalte erst von einer Redaktion oder einer Führungskraft gegengelesen und freigeschaltet werden müssen)

17. Weitere Nutzergruppen / Extranet-Funktionen

    1. Gibt es (zusätzlich zu den internen M
    2. noch andere, externe Stakeholder, die Zugriffe auf eine bestimmte Teilmenge von Intranet-Inhalten erhalten sollen? (z.B. externe Gremienmitglieder, Zulieferer, Kunden, Kooperationspartner)
    3. Zu welchen, ausgewählten Inhalten sollen welche der Gruppen von externen Nutzern Zugriff erhalten? (z.B. ausgewählte Meldungen und Termine, bestimmte Formulare oder die Option, als Mitglied in Workspaces mitzuarbeiten)

18. Schnittstellen

    1. Single-Sign-On (SSO), eine ‘automatische Anmeldung’ z.B. über einen Active Directory/LDAP-Server, SAML oder Open ID?
    2. Automatisches Anlegen von MA-Accounts aus einem HR-System?
    3. Schnittstelle zu Sharepoint oder einem anderen DMS?

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Ihr Ansprechpartner zum Thema "Intranet-Planung": » Dr. Jens Schild »